CRM och Marketing Automation – en guide för företag

Som företagare har du säkert stött på termerna CRM och marketing automation. Men vad betyder de egentligen? Varför är de viktiga – och hur kommer man igång utan att fastna i krångliga system?

I den här guiden går vi igenom grunderna: Vad ett CRM är, hur marketing automation fungerar och hur du enkelt kan komma igång med ett system som HubSpot – där mycket dessutom är helt gratis att använda.

Vad är ett CRM-system?

CRM står för Customer Relationship Management. Ett CRM-system är en digital kunddatabas där du samlar all viktig information om dina kunder på ett ställe. Du kan se namn, kontaktuppgifter, vad kunden har köpt, vilka meddelanden ni har skickat till varandra och när du senast hade kontakt. Istället för att leta i anteckningar, mejl och Excel-filer har du allt samlat och sökbart.

Det gör att du slipper glömma bort kunder, kan följa upp snabbare och ge varje kund ett bättre bemötande. Ett bra CRM hjälper dig att jobba mer effektivt, få bättre kontroll och i slutändan öka din omsättning. När du kombinerar CRM med Marketing Automation kan du dessutom automatisera mycket av det som tidigare tog tid, som utskick, påminnelser och uppgifter i kundflödet.

Därför behöver ditt företag ett CRM-system

Många företag börjar med att hantera kundinformation i e-posttrådar, Excel-filer eller anteckningar. Det kan fungera ett tag – men när kontakterna ökar, eller när flera personer arbetar med samma kund, blir det snabbt rörigt och ineffektivt.

Med ett CRM-system som HubSpot får du:

• Central kunddatabas: Alla kontakter, företag, kommunikation och historik samlas på ett och samma ställe.

• Automatisk loggning: Mejlsvar, mötesbokningar och formulärfyllningar loggas automatiskt på rätt kontaktkort.

• Tidsbesparing: Du slipper leta efter tidigare mejl eller vem som senast hade kontakt – all information är spårbar och strukturerad.

• Bättre uppföljning: Systemet visar vilka kontakter som är aktiva, intresserade eller inaktiva – och hjälper dig prioritera rätt uppföljning.

• Effektivare samarbete: Alla i teamet ser samma uppdaterade kundbild, vilket minskar missförstånd och gör överlämningar smidiga.

HubSpot CRM är byggt för att skala – du kan börja med grunderna och enkelt växla upp med mer avancerade funktioner inom försäljning, marknadsföring och kundsupport. Det ger dig både struktur, kontroll och möjlighet att jobba mer proaktivt med varje affärsmöjlighet.

Vad är Marketing Automation?

Marketing automation betyder att du kan ställa in automatiska utskick och uppgifter som triggas av vad dina kunder gör eller inte gör. Istället för att du manuellt ska påminna, svara eller skicka information, sker allt automatiskt.

Några tydliga exempel:

• Automatiserade e-postflöden: När någon fyller i ett formulär på din hemsida, skickas ett välkomstmejl automatiskt. Några dagar senare kan de få en guide eller ett erbjudande – utan att du behöver göra det manuellt.

• Segmentering: Kontakter kan automatiskt grupperas baserat på exempelvis intresse, aktivitet eller hur länge de varit kund. I HubSpot sker detta med aktiva listor som uppdateras löpande beroende på hur en kontakt beter sig eller uppfyller vissa kriterier. Till exempel: systemet kan automatiskt skapa en lista med alla kontakter som gjort en bokning det senaste året – och därefter kan riktad kommunikation skickas till just den gruppen.

• Lead scoring: Dina kontakter får poäng beroende på hur de beter sig – till exempel om de klickar i mejl eller besöker vissa sidor. När poängen blir hög nog vet du att det kan vara dags att följa upp.

• Workflows: Ett Workflow är en serie automatiska steg som kör igång när något händer. Tänk dig att du sätter upp en regel som säger: "Om en kontakt laddar ner en guide, skicka ett tackmejl, vänta tre dagar och skicka ett nytt mejl med mer information."

• Smart Modules: Det som kallas dynamiskt innehåll i HubSpot innebär att du visar olika budskap beroende på vem som besöker hemsidan eller får ett mejl. En ny kontakt kan till exempel se ett introduktionserbjudande, medan en återkommande kund ser något mer avancerat.

• Interna notifikationer: Du kan få automatiska påminnelser eller uppgifter när något viktigt händer – som att en kontakt klickar på en viss länk eller bokar ett möte.

Det här gör att dina kunder får snabb och relevant uppföljning, utan att du behöver göra det manuellt varje gång.

HubSpots funktioner är mycket flexibla och kan anpassas efter varje företags specifika behov. Du kan automatisera långt mer än de exempel som nämns ovan – allt från interna uppgifter till kundkommunikation och lojalitetsflöden. Med marketing automation sparar du tid genom att automatisera repetitiva uppgifter och ökar samtidigt försäljningen genom att varje kund får rätt uppmärksamhet i rätt ögonblick.

Exempel på hur du kan använda CRM och Marketing Automation i HubSpot

Låt oss säga att någon fyller i ett formulär på din hemsida – kanske för att boka ett möte eller få tillgång till en guide. Så fort personen tryckt på skicka, hamnar den automatiskt i ditt CRM. Du får full koll direkt – utan att behöva mata in något själv.

Samtidigt skickas ett välkomstmejl helt automatiskt. Systemet lägger också till personen i en lista beroende på vad de är intresserade av. Det gör att din fortsatta kommunikation kan bli mycket mer träffsäker.

Om personen klickar på en länk i mejlet, registreras det också. Sådana beteenden bygger upp något som kallas lead scoring – en smart funktion i CRM och Marketing Automation som hjälper dig se vilka kontakter som är mest engagerade.

När en kontakt har visat tillräckligt mycket intresse, drar ett Workflow igång. Det kan betyda att ett nytt mejl skickas ut, med innehåll som anpassas automatiskt med Smart Modules – och att någon i ditt team får en notis om att det är dags att ta kontakt.

Du sätter upp allt en gång, sen sköter systemet resten. Med CRM och Marketing Automation i HubSpot kan du hålla kontakten med alla leads – utan att det tar all din tid.

Kom igång enkelt med HubSpot CRM (gratis)

HubSpot erbjuder ett kostnadsfritt startpaket där du får tillgång till deras basfunktioner – det som ofta kallas för HubSpot Free CRM. I detta ingår bland annat kontaktregister, företagsprofiler, aktivitetsloggar, formulär, e-postutskick och enkla automatiseringar.

Du kan exempelvis:

• Samla alla dina kontakter i ett och samma system

• Logga mejl, samtal och möten automatiskt

• Skapa formulär för din webbplats och koppla dem till CRM:et

• Skicka nyhetsbrev till dina kunder

• Använda enklare automatiseringar för att trigga t.ex. ett tackmejl efter formulärifyllning

De mer avancerade funktionerna inom Marketing Automation – som t.ex. workflows, lead scoring och detaljerad segmentering – ingår först i betalversionerna (t.ex. Marketing Hub Starter eller Professional).

Du kan alltså börja helt utan kostnad, utforska grunderna och sedan bygga vidare i takt med att ditt behov växer. Allt sker i webbläsaren – du behöver inte installera någonting.

Boka ett kostnadsfritt möte – vi hjälper dig komma igång med CRM och Marketing Automation

Vill du slippa gissa dig fram eller lägga tid på att lista ut allt själv? Vi hjälper dig med hela implementeringen av HubSpot.

Vi ser till att din kunddatabas förs över korrekt, sätter upp de viktigaste funktionerna och anpassar gränssnittet så det passar just ditt sätt att jobba.

Du får en trygg start, struktur från början – och mer tid till det som faktiskt driver affären framåt.

Boka ett kostnadsfritt möte med oss!